Quels justificatifs de charges le bailleur doit-il fournir au locataire ?

Un mois avant la régularisation, le décompte des charges par nature et, dans un immeuble collectif, le mode de répartition entre les locataires, avec le cas échéant une note sur le chauffage et l’eau chaude collectifs. Les pièces justificatives elles-mêmes, le texte ne demande pas de les envoyer : il les fait tenir à la disposition du locataire, « dans des conditions normales », pendant six mois à compter de l’envoi du décompte (article 23 de la loi du 6 juillet 1989).

Textes lus dans leur version en vigueur au 25 septembre 2026. Cette page cite les textes ; elle ne remplace ni la lecture du bail, ni un conseil sur un litige précis.

Que dit l’article 23 sur les justificatifs ?

Trois choses. Les charges récupérables « sont exigibles sur justification ». Le bailleur communique un décompte avant de régulariser. Et il tient les pièces à disposition pendant six mois.

Le passage central, mot pour mot : « Un mois avant cette régularisation, le bailleur en communique au locataire le décompte par nature de charges ainsi que, dans les immeubles collectifs, le mode de répartition entre les locataires et, le cas échéant, une note d’information sur les modalités de calcul des charges de chauffage et de production d’eau chaude sanitaire collectifs et sur la consommation individuelle de chaleur et d’eau chaude sanitaire du logement, dont le contenu est défini par décret en Conseil d’État. Durant six mois à compter de l’envoi de ce décompte, les pièces justificatives sont tenues, dans des conditions normales, à la disposition des locataires. »

Source : loi n° 89-462, article 23.

Qu’est-ce qu’un décompte par nature de charges ?

Un décompte qui détaille les charges poste par poste, et non un total unique. Le texte ne définit pas la « nature » d’une charge ; la liste du décret n° 87-713, qui fixe les charges récupérables, les range en huit rubriques : ascenseurs et monte-charge, eau et chauffage collectif, installations individuelles, parties communes intérieures, espaces extérieurs, hygiène, équipements divers, impositions et redevances.

Suivre ces rubriques n’est pas imposé, mais c’est ce qui permet au locataire de rapprocher chaque ligne de la liste, et au bailleur de montrer qu’il n’a réclamé que ce qu’elle autorise. Voir la liste des charges récupérables.

Source : décret n° 87-713, annexe.

Faut-il envoyer les factures au locataire ?

Le texte ne l’exige pas : il fait tenir les pièces justificatives « à la disposition des locataires » pendant six mois à compter de l’envoi du décompte, « dans des conditions normales ». Il ne dit ni où, ni sous quelle forme, ni ce que recouvrent ces conditions, et il ne dresse pas la liste des pièces.

Le décret n° 87-713 ajoute une exigence qui touche aux pièces : « Lorsqu’il existe un contrat d’entreprise, le bailleur doit s’assurer que ce contrat distingue les dépenses récupérables et les autres dépenses » (article 2). Le texte met ce tri à la charge du bailleur.

Source : décret n° 87-713, article 2.

Le locataire peut-il demander le récapitulatif des charges par e-mail ?

Il peut demander le récapitulatif des charges du logement, que le bailleur transmet « par voie dématérialisée ou par voie postale » (article 23, depuis le 1er septembre 2015) ; le texte ne dit pas qui choisit entre les deux voies. Il parle du récapitulatif des charges, pas des pièces justificatives.

Que doit contenir la note sur le chauffage collectif ?

L’article 23 en donne l’objet — « les modalités de calcul des charges de chauffage et de production d’eau chaude sanitaire collectifs » et « la consommation individuelle de chaleur et d’eau chaude sanitaire du logement » — et renvoie son contenu à un décret en Conseil d’État, que cette page n’a pas lu. Elle accompagne le décompte « le cas échéant », dit le texte : elle porte sur des charges collectives de chauffage et d’eau chaude, et n’a d’objet que lorsqu’il y en a.

Ce que le décret rend récupérable pour l’eau et le chauffage collectif, et ce que les textes disent de leur répartition : Chauffage collectif et eau : quelles charges récupérer ?

Les provisions sur charges doivent-elles aussi être justifiées ?

Oui : « Les demandes de provisions sont justifiées par la communication de résultats antérieurs arrêtés lors de la précédente régularisation et, lorsque l’immeuble est soumis au statut de la copropriété ou lorsque le bailleur est une personne morale, par le budget prévisionnel » (article 23).

Une provision se justifie donc par le passé — la dernière régularisation — et, en copropriété, par l’avenir voté : le budget prévisionnel.

Et en meublé, en colocation ou en bail mobilité ?

Avec des provisions, les mêmes : le meublé et la colocation renvoient, pour les provisions, aux « conditions prévues à l’article 23 » (article 25-10, 1°, et article 8-1, V, 1°). Avec un forfait, il n’y a pas de régularisation, donc pas de décompte à communiquer : le forfait « ne peut donner lieu à complément ou à régularisation ultérieure ».

Le bail mobilité est toujours au forfait (article 25-18). Son montant « ne peut pas être manifestement disproportionné au regard du dernier décompte par nature de charges rapporté à la périodicité de versement du forfait » : le décompte y sert de mesure du forfait. L’article 25-12, qui énumère les articles applicables au bail mobilité, ne cite pas l’article 23.

Sources : article 25-10 ; article 8-1 ; article 25-18 ; article 25-12 de la loi n° 89-462.

Que risque un bailleur qui ne fournit pas ces justificatifs ?

L’article 23 n’écrit pas de sanction propre, mais sa première phrase suffit : les charges ne sont exigibles que « sur justification ». Un complément que le bailleur ne peut pas justifier n’est pas exigible.

Un désaccord sur les charges peut être porté devant la commission départementale de conciliation, par le bailleur comme par le locataire (article 20), sauf en bail mobilité, pour lequel elle n’est pas compétente (article 25-12) ; et l’action se prescrit par trois ans (article 7-1) : voir à partir de quand court ce délai.

Sources : article 20 ; article 25-12 ; article 7-1 de la loi n° 89-462.