Comment faire la régularisation des charges locatives ?

Quand le locataire verse des provisions sur charges, le bailleur doit les régulariser une fois par an : il compare les provisions reçues aux charges récupérables réellement dépensées, communique le décompte par nature un mois avant, puis rembourse le trop-perçu ou réclame le complément. Un bail au forfait de charges ne se régularise jamais.

Textes lus dans leur version en vigueur au 25 septembre 2026. Cette page cite les textes ; elle ne remplace pas la lecture de votre bail.

Qui doit faire une régularisation annuelle des charges ?

Tout bailleur qui perçoit des provisions sur charges : elles « doivent, en ce cas, faire l’objet d’une régularisation annuelle » (loi du 6 juillet 1989, article 23). Le bailleur qui a convenu d’un forfait de charges, en meublé, en colocation ou en bail mobilité, ne régularise jamais.

La régularisation n’est pas une faveur faite au bailleur : elle joue dans les deux sens. Des provisions trop élevées se remboursent, comme des provisions trop faibles se complètent.

Source : loi n° 89-462, article 23.

Comment calculer la régularisation des charges ?

On totalise les charges réellement payées sur l’année, on n’en garde que les charges récupérables de la liste du décret n° 87-713, on applique la quote-part du logement, puis on retranche les provisions effectivement versées par le locataire. Positif, c’est un complément à réclamer ; négatif, un trop-perçu à rembourser.

• Les dépenses de l’année. En copropriété, le décompte du syndic après l’approbation des comptes ; ailleurs, vos factures et vos contrats.
• Le tri. Seules restent les dépenses de la liste : la taxe foncière, les honoraires de syndic, le fonds de travaux ou l’assurance de l’immeuble n’y sont pas. Voir quelles charges sont récupérables.
• La quote-part. Dans un immeuble collectif, la part du logement, selon un mode de répartition que le décompte doit dire.
• La période. Si le locataire n’était pas là toute l’année, sa part se limite à sa période d’occupation. Aucun texte lu ne fixe la méthode ; le prorata au jour est la plus simple à justifier.
• Les provisions. Celles qu’il a réellement versées, mois par mois : si la provision a changé en cours d’année, on additionne chaque mois à son montant.
• La différence. Charges retenues moins provisions versées.

Un exemple. Une provision de 60,00 € par mois, versée douze mois : 720,00 €. Des charges récupérables de 810,00 € pour le logement, après avoir écarté ce qui ne l’était pas. La régularisation fait apparaître un complément de 90,00 €. Avec 690,00 € de charges, elle ferait apparaître un trop-perçu de 30,00 €, à rembourser.

La taxe d’enlèvement des ordures ménagères entre dans ce calcul : calculer la part du locataire, au jour près.

Quels documents envoyer au locataire ?

L’article 23 en fixe trois, et un délai. « Un mois avant cette régularisation, le bailleur en communique au locataire le décompte par nature de charges ainsi que, dans les immeubles collectifs, le mode de répartition entre les locataires et, le cas échéant, une note d’information » sur le chauffage et l’eau chaude collectifs. Puis, pendant six mois à compter de l’envoi du décompte, « les pièces justificatives sont tenues, dans des conditions normales, à la disposition des locataires ».

Un total unique ne suffit pas : le texte parle d’un décompte « par nature de charges ». C’est ce qui permet au locataire de vérifier ligne par ligne, et au bailleur de montrer qu’il n’a réclamé que ce que la liste autorise.

Comment ajuster les provisions sur charges ?

Sur les chiffres de la régularisation précédente : l’article 23 veut que les demandes de provisions soient « justifiées par la communication de résultats antérieurs arrêtés lors de la précédente régularisation », et, en copropriété ou quand le bailleur est une personne morale, par le budget prévisionnel.

Une provision qui colle aux dépenses réelles évite les deux mauvaises surprises : le gros rappel que le locataire conteste, et le trop-perçu que le bailleur doit rendre. Le texte ne fixe pas d’autre règle de montant.

Le forfait de charges existe-t-il en location meublée ?

Oui, au choix des parties : l’article 25-10 permet de récupérer les charges soit par des provisions régularisées, soit par un forfait versé avec le loyer, qui « ne peut donner lieu à complément ou à régularisation ultérieure ». Le même choix existe en colocation (article 8-1 V) ; en bail mobilité, le forfait est obligatoire (article 25-18). En location nue hors colocation, il n’existe pas.

Le forfait n’est pas un montant libre. Il « est fixé en fonction des montants exigibles par le bailleur en application » de l’article 23, il « peut être révisé chaque année aux mêmes conditions que le loyer principal », et il « ne peut pas être manifestement disproportionné au regard des charges dont le locataire ou, le cas échéant, le précédent locataire se serait acquitté ». En bail mobilité, la comparaison se fait avec « le dernier décompte par nature de charges », et l’article 25-18 ne prévoit pas de révision.

Sources : article 25-10 ; article 8-1 ; article 25-18 de la loi n° 89-462.

Comment régulariser les charges d’un locataire parti ?

Dans un immeuble collectif, le bailleur fait un arrêté des comptes provisoire et peut garder, si elle est dûment justifiée, une provision de 20 % du dépôt de garantie au plus jusqu’à l’arrêté annuel des comptes de l’immeuble ; il régularise et restitue le solde dans le mois qui suit leur approbation définitive (article 22). Les parties peuvent aussi convenir de tout solder immédiatement.

Sur un dépôt de garantie de 800,00 €, la provision ne peut pas dépasser 160,00 €. Le reste du dépôt suit les délais ordinaires : un mois après la remise des clés si l’état des lieux de sortie est conforme à celui d’entrée, deux mois sinon, déduction faite des sommes « dûment justifiées ». Passé ces délais, le dépôt restant dû est majoré « d’une somme égale à 10 % du loyer mensuel en principal, pour chaque période mensuelle commencée en retard », sauf si le locataire n’a pas donné sa nouvelle adresse.

Hors immeuble collectif, l’article 22 ne prévoit pas cette provision : le dépôt se restitue dans les délais ordinaires, et la régularisation suit, comme toute action née du bail, dans le délai de trois ans de l’article 7-1. Reste la part du locataire parti : le texte ne dit pas comment partager l’année entre deux locataires, mais il rattache les charges à des services rendus, ce qui conduit à ne lui compter que sa période d’occupation.

Sources : loi n° 89-462, article 22 ; article 7-1.

Régularisation tardive : que dit la loi ?

Deux choses. « Lorsque la régularisation des charges n’a pas été effectuée avant le terme de l’année civile suivant l’année de leur exigibilité, le paiement par le locataire est effectué par douzième, s’il en fait la demande » (article 23). Et toute action née du bail se prescrit par trois ans (article 7-1) : ce qu’un rappel de charges peut encore réclamer.

Et si les provisions dépassent les charges ?

Le bailleur rembourse la différence : c’est l’autre issue de la même régularisation. Et le locataire dispose du même délai de trois ans que le bailleur pour la réclamer (article 7-1).