Accord de sous-traitance

Dernière mise à jour : 28 août 2026 — version 1.0

Le présent accord est conclu en application de l'article 28 du règlement (UE) 2016/679 (RGPD). Il fait partie intégrante des conditions générales et s'applique dès lors que vous utilisez Bailin pour gérer des locations.

Pourquoi cet accord existe

Quand vous enregistrez un locataire, vous traitez des données personnelles d'une personne qui, elle, n'a rien signé avec nous. Vous décidez pourquoi : gérer votre location. Vous êtes donc responsable de traitement. Bailin ne fait qu'exécuter vos instructions : nous sommes sous-traitant.

Le RGPD impose que cette relation soit encadrée par un contrat écrit. Sans lui, chacun des deux est en infraction — y compris vous.

Une exception, et une seule : le comportement de paiement consultable entre bailleurs. La note de fiabilité d'un locataire et son historique ne sont pas traités sur vos instructions : c'est Bailin qui décide qu'un bailleur puisse consulter le comportement d'une personne à qui il n'a jamais loué, et selon quelles règles. Bailin en détermine donc les finalités et les moyens, et en est responsable de traitement — l'article 28 §10 du RGPD en tire la conséquence. C'est à Bailin de répondre des demandes qui portent sur ce fichier, et d'en assumer la licéité ; vous n'avez pas à les instruire à sa place. Le reste du présent accord ne s'applique pas à ce traitement. Il est décrit dans la politique de confidentialité, et la notice remise à votre locataire le lui dit dans les mêmes termes.

1. Objet, durée, nature et finalité

Bailin traite pour votre compte les données nécessaires à la gestion locative : création et suivi des baux, appels de loyer et quittances, états des lieux, régularisation des charges, relances et courriers, suivi des paiements, production des documents fiscaux.

Le traitement dure le temps de votre abonnement, puis pendant la période de restitution prévue au point 8.

2. Catégories de personnes et de données

• Personnes concernées : vos locataires, leurs éventuels colocataires, les cautions et garants, les mandataires que vous désignez.
• Données : identité et coordonnées, données du bail et du logement, montants et dates de paiement, comportement de paiement, documents que vous déposez ou que Bailin génère, et — lorsque vous activez la connexion bancaire — les libellés des opérations que vous rapprochez de vos loyers.

Bailin ne traite aucune donnée sensible au sens de l'article 9 du RGPD et ne vous en demande jamais. Nous vous rappelons que l'article 22-2 de la loi du 6 juillet 1989 interdit de réclamer certaines pièces à un candidat locataire, notamment ses relevés de compte bancaire.

3. Instructions

Bailin ne traite vos données que sur vos instructions documentées, lesquelles résultent de votre usage du service et des présentes. Si nous estimions qu'une instruction viole le RGPD ou le droit français, nous vous en informerions.

Bailin n'utilise pas les données de vos locataires à ses propres fins commerciales, ne les revend pas et ne les utilise pas pour entraîner des modèles.

4. Recours à l'intelligence artificielle

Certaines fonctions — lecture d'un bail déposé, rédaction d'une relance — s'appuient sur un modèle de langage. Deux limites, posées dans le code et non seulement ici :

• aucun texte à portée juridique n'est rédigé par un modèle. Les baux, quittances, reçus, décomptes de charges, mises en demeure et actes de cautionnement sont produits par des générateurs déterministes, à partir des textes officiels ;
• aucun modèle ne calcule un montant, un indice ou une échéance, et il lui est interdit d'avancer un chiffre ou une référence légale qui ne lui a pas été fourni.

Les contenus transmis ne sont pas utilisés pour entraîner les modèles du prestataire.

5. Confidentialité et sécurité

Les personnes autorisées à accéder aux données sont tenues à une obligation de confidentialité. Les mesures techniques comprennent le chiffrement des échanges (HTTPS), le hachage des mots de passe, le chiffrement du jeton d'accès bancaire au repos, un accès bancaire en lecture seule, l'hébergement en France, des sauvegardes chiffrées et un cloisonnement strict des données entre bailleurs.

6. Sous-traitants ultérieurs

Vous autorisez Bailin à recourir aux sous-traitants suivants. Toute addition ou remplacement vous sera notifié au moins trente jours à l'avance, délai pendant lequel vous pouvez vous y opposer et, le cas échéant, résilier.

• OVH — hébergement (France).
• Powens — agrégation bancaire DSP2 (Union européenne), uniquement si vous connectez un compte.
• Resend — acheminement des emails, région eu-west-1 (Irlande).
• Stripe — encaissement des abonnements. N'accède pas aux données de vos locataires.
• e-signature.eu — signature électronique, uniquement pour les documents que vous envoyez à signer.
• Anthropic — modèles de langage, dans les limites du point 4.

Aucun transfert hors de l'Union européenne n'est effectué sans un mécanisme prévu au chapitre V du RGPD.

7. Assistance qui vous est due

Bailin vous aide, dans la mesure du possible, à :

• répondre aux demandes d'accès, de rectification, d'effacement, de portabilité, d'opposition et de limitation émanant de vos locataires. Si l'un d'eux s'adresse directement à nous, nous vous le transmettons sans y répondre à votre place ;
• notifier une violation de données. Bailin vous informe dans les quarante-huit heures de la connaissance qu'il en a, avec les éléments dont il dispose — c'est vous qui notifiez la CNIL dans les soixante-douze heures ;
• mener, le cas échéant, une analyse d'impact.

8. Sort des données en fin de contrat

À la clôture de votre compte, vos données restent exportables pendant trente jours, puis sont supprimées. Sont conservées au-delà les seules données que la loi impose de garder, notamment les pièces comptables (dix ans, article L123-22 du code de commerce).

Vous pouvez exporter vos données à tout moment, sans attendre la clôture.

9. Audit

Bailin met à votre disposition les informations nécessaires pour démontrer le respect de l'article 28 et se soumet aux audits que vous conduisez ou faites conduire, dans des conditions raisonnables et sans compromettre la confidentialité due aux autres clients.

10. Ce qui reste à votre charge

Ces obligations sont les vôtres. Bailin vous outille, mais ne peut pas s'y substituer.

• Informer vos locataires. Leurs données ne sont pas collectées auprès d'eux mais auprès de vous : l'article 14 du RGPD vous impose de les informer dans le mois. Bailin génère pour vous une notice d'information à leur remettre — vous la trouverez dans les documents, à côté du bail.
• Ne collecter que ce qui est nécessaire, et ne pas réclamer les pièces que l'article 22-2 de la loi du 6 juillet 1989 interdit d'exiger.
• Répondre aux demandes d'exercice de droits de vos locataires.
• Tenir le registre de vos traitements si vous y êtes tenu.

Contact

Jean Deblecker, entrepreneur individuel exerçant sous le nom commercial Bailin, SIREN 108 309 774, 40 avenue Anatole France, 59100 Roubaix — contact@bailin.fr.