Rappel de charges locatives : que peut-on réclamer, et jusqu’à quand ?

Un bailleur peut réclamer un rappel pour les seules charges récupérables, justificatifs à l’appui, dans le délai de prescription de trois ans de l’article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989. Ce qui n’est pas dans la liste du décret n° 87-713, ce qui n’est pas justifié et ce qui est prescrit ne se réclame pas — et le locataire qui a trop versé dispose du même délai pour se faire rembourser.

Textes lus dans leur version en vigueur au 25 septembre 2026. Cette page cite les textes ; elle ne remplace ni la lecture du bail, ni un conseil sur un litige précis.

Qu’est-ce qu’un rappel de charges ?

C’est le complément que réclame le bailleur quand les charges récupérables réellement dépensées dépassent les provisions versées. L’article 23 de la loi du 6 juillet 1989 prévoit que les charges « peuvent donner lieu au versement de provisions et doivent, en ce cas, faire l’objet d’une régularisation annuelle ». Le rappel est l’un des deux résultats possibles de cette régularisation ; l’autre est le remboursement d’un trop-perçu.

Il n’existe pas quand les charges sont au forfait : en location meublée, en colocation ou en bail mobilité, le forfait « ne peut donner lieu à complément ou à régularisation ultérieure » (articles 25-10, 8-1 V et 25-18).

Combien d’années de charges un bailleur peut-il réclamer ?

Trois ans au plus. « Toutes actions dérivant d’un contrat de bail sont prescrites par trois ans à compter du jour où le titulaire d’un droit a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant d’exercer ce droit » (loi du 6 juillet 1989, article 7-1). Le même délai vaut pour le locataire qui réclame un trop-perçu.

L’article vaut pour la location nue, et il s’applique aussi à la location meublée (article 25-3) et au bail mobilité (article 25-12). Il dit « toutes actions » : celle du bailleur qui réclame, celle du locataire qui conteste ou qui demande restitution.

Source : loi n° 89-462, article 7-1.

À partir de quand court le délai de trois ans ?

Du jour où le bailleur « a connu ou aurait dû connaître » les faits qui lui permettent d’agir : c’est tout ce que dit le texte. Il ne fixe pas de date pour des charges de copropriété, que le bailleur apprend souvent de son syndic l’année suivante. Le jour exact dépend donc des faits, et c’est au juge de le fixer en cas de litige.

Nous n’avons trouvé, dans les textes lus, aucune règle qui fixe ce jour pour des charges : ni la date de l’assemblée générale, ni celle du décompte, ni celle du paiement. Cette page ne le présente donc pas comme certain. Retenez que le texte vise deux jours, et que le délai part du premier : celui où le bailleur a su, ou celui où il aurait dû savoir — un décompte qu’il n’a pas ouvert ne repousse rien.

Ce qui est certain, en revanche : une régularisation faite dans l’année qui suit l’exercice n’a rien à craindre de ce délai. Au-delà, l’incertitude sur le jour de départ joue contre qui attend. Ne laissez pas vieillir un décompte.

Quels justificatifs le bailleur doit-il fournir ?

Un mois avant la régularisation, le décompte par nature de charges, et dans un immeuble collectif le mode de répartition entre les locataires. Puis, pendant six mois à compter de l’envoi de ce décompte, les pièces justificatives sont tenues « dans des conditions normales » à la disposition du locataire (article 23).

Le même article ajoute deux obligations. Quand le chauffage ou l’eau chaude sont collectifs, le décompte s’accompagne, « le cas échéant », d’une note sur les modalités de calcul et sur la consommation individuelle du logement. Et le bailleur transmet, à la demande du locataire, « le récapitulatif des charges du logement par voie dématérialisée ou par voie postale ».

Enfin, les charges ne sont exigibles que « sur justification » : sans pièce, pas de rappel.

Source : loi n° 89-462, article 23.

Le locataire peut-il payer un rappel de charges en plusieurs fois ?

Oui, dans un cas prévu par la loi : quand la régularisation n’a pas été faite avant la fin de l’année civile qui suit l’année où les charges étaient exigibles, le locataire peut demander à payer par douzième (article 23). En dehors de ce cas, un échelonnement se négocie.

Autrement dit, les charges de 2024 régularisées après le 31 décembre 2025 peuvent être réglées en douze fois, si le locataire le demande. Le texte ne l’impose pas au bailleur d’office : c’est un droit du locataire.

Rappel de charges exorbitant : comment le vérifier ?

Poste par poste, en cinq questions : chaque dépense est-elle dans la liste du décret n° 87-713 ? Est-elle justifiée ? La répartition entre locataires est-elle dite ? Les provisions déjà versées sont-elles déduites ? Et la période réclamée tient-elle dans les trois ans ? Un rappel qui échoue à l’une d’elles se corrige avant de partir.

• La liste. Un appel de fonds de copropriété mêle des dépenses récupérables et d’autres qui ne le sont pas. Seules les premières passent au locataire : voir la liste des charges récupérables.
• La justification. Factures, contrats, relevés, décompte du syndic : ce que l’article 23 fait tenir à disposition pendant six mois.
• La répartition. Dans un immeuble collectif, le décompte dit comment la dépense se partage entre les locataires.
• Les provisions. Le rappel est une différence : charges réelles moins provisions versées. Oublier une provision, c’est faire payer deux fois.
• Le délai. Trois ans, à compter du jour dit plus haut.

Un rappel élevé n’est pas un rappel faux : une provision sous-évaluée, ou des régularisations laissées en retard plusieurs années, produisent un solde important. C’est pourquoi l’article 23 fait justifier les provisions elles-mêmes « par la communication de résultats antérieurs arrêtés lors de la précédente régularisation » — une provision ajustée chaque année évite le rappel qui surprend.

Charges locatives abusives : que ne peut-on jamais réclamer ?

Tout ce qui sort de la liste du décret n° 87-713 — taxe foncière, honoraires de syndic, fonds de travaux, assurance de l’immeuble, grosses réparations —, ce qui n’est pas justifié, ce qui est prescrit, et tout complément sur un bail au forfait de charges.

La taxe d’enlèvement des ordures ménagères, elle, figure dans la liste, et se récupère : calculer la part du locataire.

Et si le locataire est déjà parti ?

La régularisation se fait quand même, pour la période où il occupait les lieux. Dans un immeuble collectif, le bailleur peut garder jusqu’à 20 % du dépôt de garantie en attendant les comptes de l’immeuble (article 22) : tout est expliqué dans la page sur la régularisation des charges, section du locataire parti.

Que faire en cas de désaccord ?

Le bailleur comme le locataire peuvent saisir la commission départementale de conciliation, compétente pour les litiges « relatifs à l’état des lieux, au dépôt de garantie, aux charges locatives et aux réparations » (article 20, et article 25-11 pour la location meublée). Elle rend un avis dans les deux mois ; faute d’accord, cet avis « peut être transmis au juge par l’une ou l’autre des parties ». Elle n’est pas compétente pour le bail mobilité (article 25-12).

Sources : article 20 ; article 25-11 ; article 25-12 ; article 25-3 ; article 25-10 ; article 8-1 ; article 25-18 de la loi n° 89-462.